Privacy

Versie 1.0
Dit beleid is voor het laatst aangepast op 13-09-2019
.
Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In dit document laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u van onze dienstverlening gebruik gemaakt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee de dienstverlening beogen te verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Xpeerience B.V. en conform de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U dient zich ervan bewust te zijn dat Xpeerience B.V. niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere aanbieders en bronnen. Door gebruik te maken van onze dienstverlening geeft u aan het privacy beleid te accepteren. Xpeerience B.V. respecteert de privacy van al haar klanten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Voorlichting om privacyreglement
Het privacyreglement staat gepubliceerd op de website van Xpeerience B.V. en zijn opvraagbaar via info@xpeerience.nl Omdat wij veel waarde hechten aan het beleid ten aanzien van uw privacy, worden medewerkers actief op de hoogte gehouden van alle wijzigingen van het privacyreglement per mail en tijdens vergaderingen.

Het privacyreglement staat tevens up-to-date gepubliceerd op onze website en ligt ter inzage op onze hoofdlocatie in Apeldoorn, zodat u ten alle tijden in staat bent het reglement in te zien.

Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienstverlening uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Aanvulling: Persoonlijke gegevens van klanten worden in het kader van dienstverlening Jobcoaching uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. In het arbeidscontract van betrokken medewerkers staat een gedateerde geheimhoudingsverklaring met betrekking tot het verstrekken van gegevens van werkgevers en klanten (Artikel 6.2).

Communicatie per mail
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen. Indien een klant jonger is dan 16 jaar moet een wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk toestemming verlenen.

Derden
De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Informatie aan derden kan enkel met uw expliciete schriftelijke toestemming worden verleend.

Technische en organisatorische maatregelen
Xpeerience B.V. maakt gebruik van een geautomatiseerd klantvolgsysteem waarin de persoonsgegevens van de klant worden verwerkt, opgeslagen en bewaard. Dit systeem wordt geleverd door ExactOnline. Maatregelen getroffen ter bescherming van gegevens:
 De infrastructuur
De servers staan opgesteld in een streng beveiligd gebouw (bunker), voorzien van een continu bewaking van het klimaat, stroomtoevoer en internetaansluiting. Via een noodgenerator en dubbele aansluitingen is de spanning en internetverbinding continu gewaarborgd.
 Backup
Elk uur wordt een ‘snapshot’ gemaakt van de dataopslag, en elke nacht worden backups gemaakt van de data en op 2 gescheiden locaties bewaard met een retentie van 8 maanden.
 Beveiliging
Beveiliging ligt op gebied van toegangscontrole van de serveromgeving, specifieke autorisatie voor de technisch beheerders voor toegang tot de servers, specifieke autorisatie voor toegang tot de applicatie.
 Monitoring
Alle servers worden geautomatiseerd gemonitord op hun functioneren/capaciteit/performance.

Alle verbindingen tussen de omgeving van de klant en de hosting lopen naar volgens een https: verbinding met versleuteling van de data. De serveromgeving is afgeschermd door een state of the art firewall. Om persoonsgegevens optimaal te beschermen wordt er geen papierendossier aangemaakt – wel worden er prints gemaakt door medewerkers ter voorbereiding van gesprekken of ter ondertekening.

Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op onze huidige dienstverlening en conform de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Eventuele aanpassingen en/of veranderingen in de dienstverlening, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Dit privacy beleid ligt ten inzage op de hoofdlocatie van Xpeerience B.V. in Apeldoorn en wordt gepubliceerd op onze website.

Keuzes voor persoonsgegevens
Wij bieden alle klanten de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op moment aan ons is verstrekt. Indien u uw persoonlijke gegevens wilt inzien, nodigen we u uit een persoonlijke afspraak met ons te maken.

Misbruik van persoonsgegevens
Bij verlies, datalekken, diefstal om misbruik van persoonsgegevens is Xpeerience B.V. verplicht melding te doen bij het Autoriteit Persoonsgegevens conform de meldingsplicht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Aanpassen/uitschrijven communicatie
Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens. Gegevens worden om inhoudelijke redenen en vanuit wettelijke regelgeving maximaal 5 jaar in archivering gehouden. Daarna worden uw gegevens, met uitzondering van een nadrukkelijk verzoek van uw kant, automatisch vernietigd.

Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen:

Xpeerience B.V.
Roggestraat 181
7311 CC Apeldoorn
T: 085-0471771
E: info@Xpeerience.nl (onderwerp; Privacy beleid)

Bent u nieuwsgierig geworden?

Voor vragen en meer informatie, kunt u het formulier invullen. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.

Roggestraat 181 / 7311CC Apeldoorn

info@xpeerience.nl

085 - 047 17 71